Senza soluzione di continuità

Razionale dell'esperienza

Nell’ambito del progetto di miglioramento dell’Area medica aziendale si è rilevato che uno dei fattori clinico organizzativi che impattavano sull’allungamento della DM nel Dipartimento internistico e di Urgenza era la dimissione difficile e in particolare l’attivazione di percorsi di continuità assistenziale a conclusione dei percorsi clinici (14 giorni dimissione ADI/CAVS vs 8,7 giorni dimissione a domicilio). Una delle principali sfide di quest’epoca è sicuramente rappresentata da quella che viene definita “integrazione ospedale–territorio”. L’Azienda Ospedaliera è molto sensibile a tale tematica. Le criticità del processo derivavano dal rischio di degenze prolungate, tempi di richiesta reparto–nucleo di continuità (in fase iniziale di 10 giorni), tempi di risposta del nucleo di continuità (in fase iniziale 5 giorni), irregolare compilazione delle richieste e delle valutazioni, gestione cartacea, impossibilità di conoscenza in real time dello stato della richiesta, assenza di dati e indicatori di monitoraggio di processo. Per tale ragione ha deciso di creare dei percorsi in grado di: facilitare le comunicazioni tra tutti coloro che prendono parte ai processi compresi caregiver e i pazienti; coordinare il processo di assistenza; includere la documentazione, il monitoraggio e la valutazione degli outcome; identificare le risorse necessarie all’attuazione del percorso. Per migliorare l’integrazione dei servizi sanitari con quelli sociali, è fondamentale fare affidamento ad un sistema informativo in grado di raccogliere le informazioni in modo celere e completo.

Descrizione sintetica

È stato creato un gruppo di lavoro, sono stati individuati 4 reparti pilota, si è rilevato il processo esistente e si è proceduto a semplificarlo rispondendo alle necessità degli utilizzatori, si sono coinvolti altri servizi tra cui il Controllo di Gestione, l’ICT e il DPO aziendale e in parallelo è stato creato in collaborazione con SurgiQ Srl un applicativo informatico che permette di snellire il percorso di dimissione e presa in carico da parte del Territorio di pazienti con patologie croniche o con problematiche sociali. L’obiettivo del progetto è stato quello di creare un modello organizzativo e di sperimentare un sistema informativo a supporto dell’attivazione del percorso di continuità ospedale-territorio presso Azienda Sanitaria Ospedaliera di Alessandria. La sperimentazione ha riguardato nello specifico i reparti maggiormente impattati dal processo (Geriatria, Ortopedia e Medicina) e coinvolgerà il Servizio Sociale dell’Azienda Ospedaliera di Alessandria. Il progetto si è articolato in 3 fasi. Studio del processo: rilevazione (AS-IS), condivisione dei documenti e delle schede di richiesta di attivazione assistenziale; creazione ed implementazione nuova piattaforma: reingegnerizzazione del processo (TO-BE) e realizzazione dell’applicativo a supporto, individuazione delle specifiche tecniche necessarie all’implementazione e all’integrazione con gli altri applicativi aziendali; presentazione dei risultati conseguiti: incontro di presentazione dell’applicativo prima dell’avvio della fase di sperimentazione e monitoraggio. La fase di sperimentazione ha portato a una digitalizzazione della scheda di valutazione utilizzata del 100% per i reparti coinvolti con un notevole vantaggio in termini di tempo, di possibilità di errori e di condivisione in tempo reale delle informazioni.

Unità organizzative e target professionale coinvolti

Direttori e coordinatrici dei reparti coinvolti: Cardiochirurgia, Cardiologia, Chirurgia generale, Chirurgia toracica, Chirurgia vascolare, Ematologia, Geriatria, Malattie infettive, Medicina interna, Mecau, Unità spinale, Nefrologia e dialisi, Neurochirurgia, Neurologia, Oculistica, Ortopedia e Traumatologia, Otorinolaringoiatra, Psichiatria SPDC, Urologia, Unità coronarica, Medicina fisica e riabilitazione di II livello, Riabilitazione respiratoria, Gastroenterologia, Oncologia, Malattie dell\'apparato respiratorio, Reumatologia, Medicina fisica e riabilitazione, Neuroriabilitazione, Terapia semintensiva. Gruppo di Lavoro Aziendale: Direzione medica di presidio, Direzione professioni sanitarie, Direttore della Struttura complessa Medicina e chirurgia di accettazione e di urgenza, Coordinamento area internistica e dell’emergenza urgenza, Direzione Area Strategica Innovazione Organizzativa Gestione operativa e Controllo di gestione. Target professionale: Direttori di Struttura, Coordinatori infermieristici, medici, infermieri dei reparti, nucleo Ospedaliero Continuità di Cure e Assistenti Sociali.

Orizzonte temporale/durata (in corso/conclusa; data di inizio, data di conclusione)

Avvio con fase sperimentale dicembre 2021. Sviluppo applicativo in collaborazione con ASL AL anno 2022. Acquisizione applicativo, integrazione anagrafiche, completa digitalizzazione del processo, utilizzo congiunto con ASL AL e ampliamento a tutti i reparti ospedalieri primo semestre 2023. Chiusura progetto e avvio utilizzo applicativo luglio 2023.

Risorse e strumenti (RU, tecnologie, collaborazioni esterne, budget)

Risorse interne: attività di project management e analisi e riprogettazione del percorso. Gestione Operativa: attività di co-progettazione coordinatori dei 4 reparti pilota, NOCC, assistenti sociali, referente Direzione medica di presidio, referente direzione professioni sanitarie, referente ASL AL, referente ICT. Collaborazioni esterne: attività di progettazione e sviluppo dell\'applicativo partner tecnologico SurgiQ (collaborazione esterna). Tecnologie: tecnologie utilizzate messe a disposizione dal partner tecnologico. Budget: budget per lo sviluppo del prototipo 12.000 euro sostenutI da SurgiQ. Sviluppi, integrazioni e formazione 25.000 euro. Acquisizione applicativo in modo da ridurre il numero di giornate inappropriate di degenza, garantire un efficace passaggio di informazioni e offrire una soluzione ai problemi organizzativi del processo) 12.000 euro annuo (licenze e manutenzioni).

Punti di forza

Riduzione della frammentazione dell’informazione; velocizzazione del trasferimento delle informazioni; visualizzazione real time dello stato della richiesta e gli step dei percorsi attivi; segnalazione precoce della richiesta; digitalizzazione delle richieste e delle schede Brass firmate digitalmente e in prospettiva inserite direttamente nella cartella clinica informatizzata; creazione di un database unico per la gestione dei percorsi dimissioni difficili; disponibilità di dati e di informazioni sulle esigenze dei pazienti.

Criticità ed eventuali soluzioni adottate per superarle

Resistenza al cambiamento; coinvolgimento del personale nella progettazione dell\\\'applicativo Integrazioni anagrafiche e accessi da utenti ASL AL e ambulanze; ricerca soluzioni che garantiscano la sicurezza informatica.

Indicatori di risultato

Riduzione della degenza media dei soggetti che accedono alla CA da 19 a 16 giorni; riduzione tempi di attivazione CA da 5 a 2 giorni; % pazienti con data di dimissione inserita a sistema da 0 a 100%; % documenti digitalizzati da 0 a 100%; % richieste gestite in piattaforma sul totale CA da 0 A 100%.

Risultati conseguiti/Follow up

Riduzione della degenza media dei soggetti che accedono alla CA: CAVS da 19 a 16 gg e ADI da 16 a 14 giorni; riduzione dei tempi di attivazione CA da 5 a 2 gg; aumento numero di richieste 62% e del numero di pazienti con dimissioni in CA (80% delle richieste effettuate); % pazienti con data di dimissione inserita a sistema da 0 a 100%; % documenti digitalizzati da 0 a 100%; % Richieste gestite in piattaforma sul totale CA da 0 A 100%.

Evoluzione/sviluppi previsti

Creazione di un sistema di monitoraggio indicatori di processo e di risultato (tempi medi di attività del processo, % risposte on time). Progetto TOT-AL di ottimizzazione della transizione ospedale-territorio presso l’Ospedale di Alessandria, presentato da SurgiQ e Innovo s.r.l. come Progetto di Ricerca al Bando NODES Nord Ovest Digitale e Sostenibile, in cui è coinvolta l\'Università di Alessandria e l\'Ospedale di Alessandria come user end. Il progetto TOT-AL si propone di individuare le criticità che generano ricadute in termini di eccessiva durata della degenza in ospedale e di affrontare la pianificazione delle attività post-ricovero, dove sono presenti criticità già individuate. TOT-AL consentirà di verificare i percorsi ospedalieri dall’ingresso del paziente in struttura (PS) all’uscita dal ricovero, utilizzando strumenti automatici per l’apprendimento e l’analisi dei percorsi (process mining) e integrando nella stessa soluzione algoritmi per l’automatizzazione dei trasporti che permettano di diminuire il sovraffollamento in uscita dalla struttura.