Cartella Clinica Elettronica: il punto di partenza per disegnare un ambiente realmente interconnesso

Razionale dell'esperienza

Sempre di più il concetto di “Smart Hospital” si lega a doppio filo con la necessità di trasformare i nostri ospedali in ambienti organizzati, governarti da processi digitalizzati, intelligenti e interconnessi tra di loro. All’interno del Policlinico San Martino l’opportunità del cambio dell’intero Sistema Informativo Ospedaliero, che ha incluso, a partire dal 2020, la diagnostica per immagini, il laboratorio analisi, la gestione del paziente ambulatoriale, dei ricoveri, del Pronto Soccorso ed una nuova Cartella Clinica Elettronica (CCE), è stata colta un punto di partenza straordinario per rivedere e rafforzare, partendo dai processi operativi, l’interoperabilità e l’integrazione tra sistemi informativi con l’obiettivo finale di disegnare dei flussi di lavoro maggiormente interconnessi, che snelliscano le attività degli operatori facilitando inoltre la raccolta e analisi dei dati associati ai principali processi sanitari.

Descrizione sintetica

L’idea di fondo del progetto è stata quella, partendo dalla completa sostituzione del Sistema Informativo Ospedaliero, ed in particolare cartella clinica elettronica in uso, di disegnare un sistema informativo che vedesse la Cartella Clinica Elettronica come fulcro principale al quale tutti gli altri sistemi potessero integrarsi per garantire lo svolgimento dei processi minimizzando il ricorso all’utilizzo di più applicativi tra loro non legati. L’integrazione ha riguardato i sistemi applicativi dipartimentali (Terapia farmacologica in dose unitaria, LIS, RIS/PACS, CIS, Anatomia Patologica, …) attraverso l’adozione di un unico sistema di Order Management e di un Dossier Sanitario basato su un unico Repository Aziendale, il sistema per l’accoglienza dei pazienti, la piattaforma per la Telemedicina e il Teleconsulto consentendo una refertazione integrata della Televisita specialistica, e riguarderà, anche grazie agli investimenti PNRR, la strutturazione e gestione del percorso chirurgico in un’ottica di work flow management, l’integrazione con i sistemi di gestione e comunicazione verso i pazienti e famigliari /accompagnatori nell’ambito dell’accesso al percorso dell’emergenza, innovazioni del sistema di prescrizione e somministrazione dei farmaci. Tutte le evoluzioni implementate sono state rivolte alla massima condivisione e accessibilità delle informazioni cliniche di interesse a garanzia della continuità delle cure, ma anche in aderenza ai principi di tutela delle informazioni di salute dei pazienti. Le azioni intraprese sono inoltre pensate nell’ottica di definire le migliori strategie tecniche, organizzative e procedurali e tecniche volte ad assicurare la continuità operativa in caso di indisponibilità dei sistemi informativi.

Unità organizzative e target professionale coinvolti

Il progetto di sostituzione della CCE che, come già riportato, è stato affiancato dalla revisione dei principali processi operativi oltre al rafforzamento dell’interconnessione tra i vari applicativi aziendali, è qualificabile come una progettualità realmente trasversale all’organizzazione che ha coinvolto a vario titolo quasi tutte le Unità organizzative e le professionalità presenti nel Policlinico a partire dalla Direzione Sanitaria, la UO Governo Clinico, la Direzione delle Professioni Sanitarie, la UO Qualità e Rischio Clinico, la UO Controllo di Gestione, lo staff del DPO ed un Gruppo di Lavoro costituito da medici di diverse discipline e diverse figure del comparto sanitario sia infermieristiche che tecniche. Oltre al coinvolgimento del personale interno all’ente è stato fondamentale anche il costante dialogo con il fornitore della soluzione applicativa, questo ha consentito di renderlo effettivamente partecipe in tutte le fasi evolutive del progetto rimanendo così sempre allineati rispetto alle esigenze emergenti. Il coinvolgimento è stato globale: Direzione Strategica: per il supporto e la comunicazione verso l’intero ospedale rispetto all’importanza strategica del progetto Direzione Sanitaria, Governo Clinico e Qualità e Rischio Clinico: per il contributo nella definizione dei percorsi clinici e per la gestione delle relazioni con i sanitari Direzione delle professioni sanitarie: per il contributo nella definizione dei percorsi assistenziali e per la gestione delle relazioni con gli operatori infermieristici e tecnici Information & Communication Technologies (ICT): ha gestito il governo complessivo del progetto, dall’organizzazione e schedulazione delle attività, con il coinvolgimento dei vari attori interni ed esterni, per l’analisi e identificazione dei requisiti tecnologici e informatici, il governo delle integrazioni funzionali a garantire l’interoperabilità, la gestione della formazione e degli avvii in produzione dei diversi moduli applicativi. Unità operative sanitarie: coinvolte nella figura di uno o più referenti referente nella fase di raccolta dei requisiti all’interno di più Gruppo di Lavoro mirati alle singola aree funzionali e successivamente in maniera globale per la formazione e l’avviamento in produzione.

Orizzonte temporale/durata (in corso/conclusa; data di inizio, data di conclusione)

Il progetto nel suo complesso è stato impostato prevedendo un rilascio e avviamento scaglionato delle varie componenti applicative evitando il così detto “big bang” che aveva in precedenti esperienze determinato disagi ed una ridotta possibilità di comprendere appieno le funzionalità e gli elementi migliorativi della cartella clinica, oltre a consentire di intervenire con sviluppi applicativi mirati per risolvere aspetti organizzativi non mappati a causa della elevata complessità di un Policlinico delle dimensioni dell’IRCCS San Martino, e sviluppando inoltre, in maniera incrementale le integrazioni tra i sistemi. Lo svolgimento temporale del progetto è stato il seguente: • Avvio del progetto: giugno 2020 (in pieno periodo pandemico) con la costituzione dei Gruppi di Lavoro e la pianificazione degli incontri di analisi di processo congiunti azienda/fornitore • Infrastruttura di sistema: installazione server e sistemi di disaster recovery, installazione delle Virtual Machine e configurazioni di sistema (dicembre 2020) • Modulo Ambulatorio: avvio in produzione giugno 2021 • Modulo Order Entry/Order Management e Repository Clinico Documentale • Modulo ADT e Cartella Clinica Elettronica di degenza: avvio in produzione luglio 2022 • Modulo Pronto soccorso: settembre 2023 Per ogni fase è stata condotta preliminarmente una raccolta dei requisiti funzionali e di processo, attraverso numerosi incontri verbalizzati dei Gruppi di Lavoro costituiti; sono state sviluppate le funzionalità applicative e le interfacce idonee ai processi aziendali identificati e rivisti in coerenza con le linee guida della direzione strategica; sono state strutturate le integrazioni necessarie.

Risorse e strumenti (RU, tecnologie, collaborazioni esterne, budget)

Come detto il progetto per la sua natura trasversale e multidisciplinare ha coinvolto professionalità sia interne che esterne al Policlinico. Risorse umane interne: – tutti i professionisti sanitari coinvolti nei processi di erogazione delle prestazioni sanitarie – personale sanitario, tecnico, amministrativo coinvolto nelle attività di supporto ai processi primari sanitari – personale tecnico- gestionale per la conduzione del progetto e definizione dei requisiti informatici Risorse umane esterne: – coinvolgimento dei tecnici del fornitore della soluzione di CCE Budget: – non previsto per l’acquisto della soluzione CCE in quanto riuso regionale – impegno economico per personalizzazioni, reengineering, integrazioni e sviluppi puntuali – impegno economico per l’assistenza on site, la formazione, gli affiancamenti e la manutenzione in itinere dei moduli rilasciati

Punti di forza

Il progetto è caratterizzato dai seguenti punti di forza: – Customizzazione della CCE sulla base dei processi interni e delle best practices individuate – Avviamento incrementale dei vari moduli a garanzia di una migliore gestione del progetto nel suo complesso, una migliore compliance del personale ed a garanzia di poter intervenire in tempo reale sulle criticità manifestate – Soluzione adottata in riuso Regionale senza oneri di licenza e secondo una strategia di riduzione dei costi complessivi di gestione – Identificazione della CCE come fulcro centrale per la gestione dei vari percorsi (es. percorso chirurgico, gestione dei DSA, della continuità di cura dei pazienti oncologici, …) – Sviluppo di specifiche integrazioni tra i sistemi per garantire un ambiente interoperabile partendo dalla CCE – Convergenza sulla CCE di specifiche funzionalità prima gestite con sistemi sviluppati internamente (es. modulo prescrittivo, gestione trasporti, reporting e dashboard per l’area di emergenza urgenza, …)

Criticità ed eventuali soluzioni adottate per superarle

Criticità 1: coinvolgimento dei professionisti nella definizione dei requisiti Soluzione 1: costituzione di specifici gruppi di lavoro tematici costituiti sia da figure tecniche, sanitarie di direzione e sanitarie esperte del processo trattato Criticità 2: customizzazione della CCE alle esigenze specifiche di processo Soluzione 2: strutturazione di specifici focus group multidisciplinari con l’obiettivo di descrivere e analizzare i processi clinici e assistenziali e tradurli come flusso informatico e informativo Criticità 3: gestione tecnica della transizione dalla vecchia cartella a quella nuova Soluzione 3: Scelta della modalità progressiva in alternativa al “big bang”, anche attraverso integrazioni intermedie con il vecchio sistema di cartella in modo da procedere per singoli moduli applicativi ed a blocchi di reparti successivi, minimizzando l’impatto e favorendo la compliance Criticità 4: necessità di personale formato per l’affiancamento durante gli avvii dei moduli Soluzione 4: coinvolgimento di risorse formate fornite dal fornitore, in affiancamento al personale della UO ICT

Indicatori di risultato

– Numero di reparti attivati modulo ambulatoriale/ totale dei reparti da attivare 100% (oltre 100 unità operative anche iperspecialistiche con verticalizzazioni ad hoc) – Numero di reparti attivati modulo ricoveri/ totale dei reparti da attivare 100% (oltre 100 reparti avviati) – Elaborazione di un questionario di gradimento per gli utilizzatori: da espletare a seguito della conclusione del processo

Risultati conseguiti/Follow up

Ad oggi il progetto dal punto di vista della sostituzione della CCE si può dire concluso avendo attivato tutti i reparti all’utilizzo della nuova soluzione sia per quanto riguarda la gestione ambulatoriale sia per la degenza. In ultimo, a partire dal 21 settembre 2023, si è concluso l’avviamento del nuovo modulo di pronto soccorso all’interno del DEA del Policlinico.

Evoluzione/sviluppi previsti

Il progetto nel suo sviluppo futuro prevedrà, attraverso l’accesso ai fondi PNRR, di effettuare ulteriori passi in avanti nell’ottica del system integration specialmente sul fronte della continuità di cura, dell’accoglienza del paziente ambulatoriale esterno e sulla gestione del paziente in pronto soccorso garantendo a lui e agli eventuali accompagnatori la condivisione degli stati di avanzamento lungo percorso. Sarà implementata una ulteriore porzione del processo relativo al paziente chirurgico in coerenza con le indicazioni 2023 pervenute dall’Agenzia Ligure Sanitaria che ha costituito all’uopo uno specifico gruppo di lavoro interaziendale per l’analisi delle liste di attesa, il quale sarà integrato ad un nuovo modulo di gestione dei Desease Management Teams aziendali per le aree oncologiche e neurologiche, vocazione dell’IRCCS. Inoltre si prevedrà lo sviluppo di uno specifico modulo per la gestione dei pazienti che accedono alle strutture del DH Emato-Oncologico in un’ottica di governo della pianificazione degli accessi in relazione alle risorse disponibili e una gestione complessiva del percorso internamente al day hospital.