Smart Recall per manutenzione liste d'attesa chirurgiche

Razionale dell'esperienza

Le dimensioni delle liste d'attesa chirurgiche dell'AOUC (oltre 25000 percorsi attivi) richiedono una modalità efficiente di manutenzione. L’Azione di Recall è mirata ad una verifica delle liste di attesa attraverso l'eliminazione della presenza in lista dei pazienti non più destinati all’intervento e dei pazienti non perfettamente inquadrati dal punto di vista chirurgico.

Descrizione sintetica

Il sistema smart recall permette di gestire in automatico le chiamate ai pazienti, chiedendo loro di esplicitare la propria volontà di confermare o disdire la permanenza in lista di attesa mediante l’utilizzo del tastierino numerico del proprio telefono.

Unità organizzative e target professionale coinvolti

UOC Direzione Operativa

Orizzonte temporale/durata (in corso/conclusa; data di inizio, data di conclusione)

Il sistema smart recall è stato introdotto nel mese di Ottobre del 2020, ed è ancora utilizzato.

Risorse e strumenti (RU, tecnologie, collaborazioni esterne, budget)

Il progetto smart recall viene realizzato in collaborazione con una ditta esterna che si occupa di offrire soluzione digitali in sanità

Punti di forza

Grazie al sistema smart recall la manutenzione delle liste di attesa è diventata un'operazione più agile, riducendo considerevolmente il numero di chiamate che in precedenza venivano effettuate solo con operatore. L'operatore attualmente contatta solo i pazienti che al recall automatico hanno espresso la volontà di essere cancellati dalle liste

Criticità ed eventuali soluzioni adottate per superarle

La maggiore criticità è stata riscontrata nella fase iniziale del progetto per risolvere i problemi legati alla privacy e alla tutela dei dati dei pazienti. In collaborazione al responsabile aziendale della protezione dei dati è stato quindi redatto un messaggio automatico che permette all'utente di poter identificare facilmente il proprio percorso, ma che allo stesso tempo non fornisce informazioni sensibili

Indicatori di risultato

I principali indicatori di risultato sono i seguenti: -Pazienti cancellati dalle liste/ Totale pazienti contattati -Pazienti contattati con operatore/ Totale pazienti contattati

Risultati conseguiti/Follow up

A seguito dei 3 anni di attività, sono stati contattati pazienti appartenenti a 17 diverse aree di attività. In media, ad ogni recall, circa il 29% dei percorsi viene cancellato dalla lista d'attesa. Sul totale del periodo circa 5000 percorsi sono stati eliminati dalle liste. E' importante segnalare che per ogni recall, sono stati contattati con operatore in media circa il 45% dei pazienti inizialmente inviati al recall automatico, ciò ha comportato un grande risparmio nel numero di chiamate effettuate con operatore

Evoluzione/sviluppi previsti

E' attualmente in valutazione l'introduzione del sistema smart recall nella fase di programmazione chirurgica: il sistema verrebbe utilizzato per contattare i pazienti per cui si prospetta la programmazione dell'intervento chirurgico. Da questo primo contatto il paziente può riferire la propria disponibilità o meno all'intervento nel periodo indicato, riferendo quindi l'eventuale rifiuto e la relativa motivazione. La suddetta implementazione andrebbe a ridurre il carico di lavoro presso l'Ufficio di programmazione chirurgica e aiuterebbe i medici nella fase di programmazione degli interventi.