Adozione Cartella Clinica Elettronica e Piattaforma di Interoperabilità Aziendale

Razionale dell'esperienza

Motivazione e bisogni: La CCE nasce dall’esigenza di poter seguire e supportare il personale sanitario lungo i percorsi di degenza e ambulatoriali ospedalieri con un unico strumento. Infatti, la stessa racchiude un flusso di documenti digitali aventi pieno valore giuridico volto alla sostituzione di tutti gli equivalenti cartacei, allo scopo di migliorare i servizi ai cittadini e la gestione della cura degli assistiti. Destinatari: Personale clinico-sanitari (medici, Oss, etc.), Direzioni Mediche di Presidio. Obiettivi: 1) Migliorare la qualità dei servizi rivolti al paziente (E-Health patient centered); 2) Fornire garanzia sui processi di cura; 3) Efficientare e migliorare la pratica clinica (ratificando, sistematizzando e uniformando le procedure); 4) Condividere le informazioni e favorire l’interazione tra operatori in tempo reale a livello aziendale e regionale; 5) Dematerializzare i processi (Lettera di dimissione, Gestione richieste verso dipartimentali, etc.); 6) Supportare la protezione legale degli interessi del paziente, dei medici e dell’azienda sanitaria consentendo la rintracciabilità nel rispetto della privacy; CCE è stata introdotta come sistema permanente.

Descrizione sintetica

La CCE consente di: 1) Produrre un documento elettronico legalmente sostitutivo della Cartella Clinica di Ricovero, firmato digitalmente, ai fini sia della conservazione a norma di legge della stessa sia come documento con valore probatorio, sostitutivo, quindi, a tutti gli effetti della cartella clinica cartacea; 2) Predisporre il piano diagnostico-terapeutico-assistenziale e facilitare l’integrazione operativa tra i professionisti sanitari coinvolti, al fine di garantire continuità assistenziale; 3) Riportare l’evidenza documentale dell’appropriatezza delle cure erogate rispetto agli standard; 4) Effettuare valutazione delle attività assistenziali, della gestione dei processi di qualità/rischio clinico (tracking del processo), cost accounting; 5) Effettuare richieste verso i servizi destinatari di una qualunque attività erogabile da parte delle unità operative della struttura ospedaliera (radiologia, laboratorio, trasfusionale, consulenze specialistiche, etc.); 6) Effettuare prenotazioni dirette verso i servizi che dispongono di agende prenotabili, con possibilità di configurazione relativamente ai servizi/prestazioni che ogni reparto/utente può richiedere, differenziate per routinarie o di emergenza; 7) Effettuare prescrizioni dematerializzate; 8) Consultare la Cartella Clinica del paziente; 9) Gestire le agende delle sale operatorie; 10) Gestire risorse umane e materiai del Blocco operatorio.

Unità organizzative e target professionale coinvolti

1) 3 Presidi Ospedalieri, 33 Reparti, Ambulatori Ospedalieri e Territoriali; 2) Controllo di gestione, ICT, Rischio Clinico, Direzione Strategica; 3) Personale clinico-sanitari (medici, Oss, etc.).

Orizzonte temporale/durata (in corso/conclusa; data di inizio, data di conclusione)

Orizzonte Temporale di 26 mesi, con intera procedura chiusa: da 04/2021 a 06/2023. Implementazioni progressive di ulteriori moduli e verticalizzazioni: in itinere.

Risorse e strumenti (RU, tecnologie, collaborazioni esterne, budget)

1) Risorse ICT dedicate; 2) Gruppo di Lavoro multidisciplinare; 3) Distribuiti più di 100 tablet per utilizzo CCE in mobilità (corsia e bordo letto); 4) Aggiornamento tecnologico: nuove postazioni di lavoro nei reparti di degenza; 5) Copertura Wi-Fi.

Punti di forza

1) Strumento altamente qualificato sia per l’usabilità e quindi nell’impatto organizzativo in termini di efficienza (risparmio di tempo e dematerializzazione) ed efficacia (validità legale); 2) Facilità nell’operare su procedure conosciute; 3) Gestione a bordo letto e in tempo reale; 4) User Interface condivisa nei percorsi di cura; 5) Possibilità di configurazione per reparto/ambulatorio; 6) Sicurezza a tutela degli operatori; 7) Possibilità di stampare i singoli moduli che compongono la Cartella; 8) Integrazione con altri sistemi.

Criticità ed eventuali soluzioni adottate per superarle

1) Change Management: è necessario un adeguato piano di formazione al cambiamento che progetti di questa natura comportano e che tenga conto anche delle aspettative degli stakeholders coinvolti ma anche delle aspettative che, in ragione ad una condivisione trasversale dei dati clinici, non potranno essere soddisfatte; l’Azienda ha cercato di coinvolgere sin da subito tutti i portatori di interesse per informarli su cosa si stava realizzando e chiedendo loro feedback per eventuali miglioramenti procedurali; sono stati assicurati cicli continui di formazione e di affiancamento (training on the job), anche a causa di consistente turn over del personale ed evoluzione dello stesso sistema di CCE. 2) Visione Strategica: in progetti di tale portata è assolutamente necessaria una visione condivisa all’interno dell’organizzazione tra la Direzione Generale/Sanitaria e gli stakeholder coinvolti relativamente agli obiettivi di revisione “trasversale” dei processi e dei dati clinici; la componente ICT deve essere gestita in modo coerente con gli obiettivi e con le esigenze dei diversi attori che ne trarranno beneficio, in un contesto di economicità e di generazione di valore per l’Azienda stessa. 3) Coinvolgimento del personale sanitario nelle attività di analisi e progettazione (creazione dei GDL). Sensibilizzazione da parte delle Direzioni Strategiche.

Indicatori di risultato

1) Tasso di Dematerializzazione: % (N. reparti che usano solo CCE/N. reparti totali) + (N. ambulatori che usano solo CCE/N. ambulatori totali); Tale indicatore stabilisce la riduzione di documentazione cartacea all’interno di reparti ed ambulatori; 2) Tasso di Digitalizzazioni: % N. integrazioni realizzate con sistemi cooperanti/N. integrazioni totali con sistemi cooperanti. Tale indicatore stabilisce il livello di automazione dei processi, ossia l’assenza di un passaggio materiale di documentazione o di apposito invio tramite personale; 3) Tasso di utilizzo: % N. di utilizzatori/ N. utenze attive.

Risultati conseguiti/Follow up

I risultati ottenuti si sostanziano nella digitalizzazione del processo di presa in carico dell’assistito nei setting assistenziali di degenza e assistenza ambulatoriale; riduzione dei tempi di cura grazie alla disponibilità “in linea” delle informazioni necessarie alla pratica clinica; unico sistema grazie alle integrazioni già collaudate e in fase di avviamento per i sistemi dipartimentali (LIS, RIS, Anatomia Patologica, etc.). Alimentazione automatica dei reperti clinici da conferire nel FSE, con vantaggi indubbi per gli assistiti che hanno possibilità di accedere ai propri documenti senza doverne farne richiesta.

Evoluzione/sviluppi previsti

1) Verticalizzazioni: – Ginecologia/ostetricia: sviluppo terminato, in fase di validazione; – Cardiologia: in corso di sviluppo; – Endoscopia; – Pediatria; – Neonatologia; – Cardiochirurgia (verticalizzazione riferita alle sole funzionalità di reparto: anamnesi, esame obiettivo, rischio intervento, etc.); – Emodinamica: gestione delle procedure di intervento; – Elettrofisiologia: gestione delle procedure di intervento; – Terapia Intensiva Cardiologica; – Terapia Intensiva Neonatale; – Diabetologia; – Oncologia; – Ortopedia; – Senologia clinica. 2) Potenziamento di Blocco Operatorio – Servizio di tracciabilità dei tempi chirurgici.