Farmacia 2.0: digitalizzazione e automazione dei percorsi clinico-assistenziali e logistici

Razionale dell'esperienza

La logistica del percorso del farmaco, la “Supply chain”, ha ricadute dirette sulla qualità dei percorsi clinico assistenziali in termini di prevenzione, gestione degli eventi avversi, standardizzazione dei processi, tracciabilità e ottimizzazione dei flussi, riduzione degli sprechi, monitoraggio e controllo della spesa. L’implementazione di soluzioni che permettono l’informatizzazione-digitalizzazione e l’automazione negli ospedali e nel territorio rappresentano un elemento di grande attualità ed una reale opportunità di potenziamento e di sostenibilità dei SSR. Il progetto è già “on the road” nell’AO dei Colli ed in fase di implementazione presso la UOC di Farmacia Ospedaliera ed è relativo alla digitalizzazione e automazione dei percorsi con l’obiettivo di garantire il miglioramento dell’intera catena gestionale del farmaco e dei DM, dalla prescrizione e gestione della domanda, all’approvvigionamento, alla gestione logistica, alla preparazione e somministrazione del farmaco oncologico. Riduzione dei costi di acquisto di DPI e sistemi chiusi per l’allestimento di farmaci oncologici.

Descrizione sintetica

Linea 1: Il progetto prevede il “reengineering” dell’intero percorso aziendale ma verrà attuato, in via sperimentale, ai magazzini di farmacia ed alle zone ad alta intensità di cura come le sale operatorie e le terapie intensive del Monaldi. La Roadmap prevede l’implementazione: 1) della digitalizzazione del percorso clinico-terapeutico, dalla prescrizione alla somministrazione del farmaco e del dispositivo medico, in accordo con i sistemi di gestione regionali; 2) degli armadi informatici nei reparti di Sale Operatorie e Terapia Intensive; 3) con gestione dei farmaci e dispositivi medici (farmaci stupefacenti, DM in conto deposito); 4) dell’automazione dell’allestimento in Farmacia (richieste di approvvigionamento dei reparti con installazione di robot); 5) dell’automazione della Distribuzione Diretta; Linea 2: Il sistema intende gestire, attraverso l’introduzione di soluzioni ad alta tecnologia, tutto il percorso del farmaco oncologico dalla prescrizione alla somministrazione compreso l’allestimento automatizzato della terapia. Gli strumenti necessari sono: il sistema automatico robotizzato per l’allestimento dei farmaci oncologici ed il software di gestione del processo terapeutico: dalla prescrizione alla somministrazione al letto del paziente con tecnologia RFID. È un sistema automatizzato di nuova generazione integrato con Hospital information systems che, grazie all’ausilio di braccia antropomorfe, è in grado di dosare perfettamente la quantità di farmaco necessaria alle esigenze di ogni singolo paziente e preparare in autonomia oltre 30 terapie all’ora.

Unità organizzative e target professionale coinvolti

Farmacia (Magazzini, Distribuzione Diretta, UMaCA), Unità operative di Area Critica, Unità operative Dipartimento Chirurgico, Unità Operative di Oncologia. Dirigenti farmacisti, dirigenti medici, coordinatori infermieristici, infermieri.

Orizzonte temporale/durata (in corso/conclusa; data di inizio, data di conclusione)

Inizio previsto per novembre 2023, durata 5 anni.

Risorse e strumenti (RU, tecnologie, collaborazioni esterne, budget)

Le risorse umane sono quelle già in servizio senza alcun incremento. Le tecnologie acquistate prevedono un sistema automatizzato di Farmacia per allestimento richieste dei reparti e distribuzione diretta, 10 armadietti digitali di reparto per farmaci con 12 armadietti accessori sempre per farmaci; 12 armadietti digitali di reparto per dispositivi medici con 14 armadietti accessori; e un sistema automatizzato per allestimento farmaci personalizzati oncologici. Inoltre sono previsti software per la gestione del percorso digitale del farmaco dalla prescrizione alla somministrazione passando per l’allestimento, consentendo di associare il farmaco al singolo paziente, nonché i dispositivi medici utilizzati in sala operatoria. L’impegno di spesa per 5 anni dell’intero progetto prevede un impegno economico di circa € 1.900.000. Non sono previste collaborazioni esterne.

Punti di forza

Risk Management inteso come riduzione dell’errore in terapia, con la possibilità di ridurre il costo delle polizze assicurative; ottimizzazione delle giacenze e riduzione degli scaduti; diminuzione del carico di lavoro del personale infermieristico e del personale addetto ai magazzini; riduzione dei DPI e sistemi chiusi utilizzati nell’allestimento dei farmaci oncologici; miglioramento della sicurezza nei luoghi di lavoro legge 81; definizione dei costi di terapie associati al singolo paziente; stesura di protocolli condivisi in team multidisciplinari.

Criticità ed eventuali soluzioni adottate per superarle

Criticità: 1) Adattamento dei luoghi e degli spazi all’alloggiamento di sistemi automatizzati ed armadietti digitali di reparto; 2) Server aziendali poco performanti e integrazione con i software regionali esistenti in azienda; 3) Formazione del personale e condivisione dell’obiettivo. Soluzioni: 1) Attuazioni di lavori di ristrutturazione con spostamento temporaneo dei beni immagazzinati, e riallocazione dei magazzini e delle aree dedicate; 2) Acquisto nuovo server dedicato da parte dell’aggiudicatario e incontri settimanali con i tecnici per l’integrazione dei software; 3) Prevista una formazione sul campo su larga scala e riunioni tematiche con i reparti per la condivisione della progettualità per il superamento delle apparenti difficoltà legate al cambiamento.

Indicatori di risultato

1) Riduzione di tempo per la dispensazione dei farmaci; 2) Valore degli scaduti confronto trimestrale; 3) Numero di segnalazioni da errori di terapia nel gestionale del Risk Management (Talete); 4) Valore delle scorte di farmaci e DM confronto trimestrale; 5) Numero di allestimenti personalizzati automatizzati terapie oncologiche rispetto al numero di allestimenti personalizzati oncologici in manuale; 6) Riduzione dei tempi di esposizione degli infermieri di Umaca; 7) Riduzione dei costi di DPI e sistemi chiusi per allestimento antitumorali.

Risultati conseguiti/Follow up

I principali risultati della linea 1 saranno rappresentati da una riduzione di tempo per la dispensazione dei farmaci (circa 50%), degli scaduti, degli errori di terapia, delle scorte di farmaci e DM attraverso l’ottimizzazione delle giacenze (circa il 30%) e del rischio clinico. I risultati sulla linea 2 saranno una identificazione informatizzata del paziente; estrema precisione del sistema robotizzato; maggiore accuratezza delle dosi e sicurezza nella somministrazione delle dosi terapeutiche; miglior tracciabilità delle fasi di preparazione e storicizzazione automatica di tutti gli allestimenti; miglioramento del sistema produttivo; maggiore sicurezza degli operatori; standardizzazione dei percorsi.

Evoluzione/sviluppi previsti

Estensione degli armadietti di reparto a tutte le unità operative aziendali, centralizzazione del magazzino aziendale di farmacia ed eventuale integrazione al progetto di logistica centralizzata regionale. Azienda pilota per la formazione sul campo di altre aziende sanitarie con seminari in loco sia teorici che pratici. Possibilità di determinare i costi generati da ogni singolo paziente ricoverato rispetto al DRG prodotto.