Indoor tracking dei dispositivi elettromedicali

Razionale dell'esperienza

La gestione centralizzata delle informazioni è un elemento fondamentale in una struttura ospedaliera complessa. In particolare, questo vale per la strumentazione clinica che è spesso condivisa fra più reparti e subisce frequenti spostamenti da un'area dell'ospedale ad un'altra, rendendone difficile l’esatta ubicazione. All'ospedale Papa Giovanni XXIII è stato introdotto un nuovo sistema di localizzazione in tempo reale delle apparecchiature elettromedicali. L'obiettivo è quello di razionalizzare le risorse ed offrire ancora maggiore sicurezza clinica al paziente attraverso l'ottimizzazione della manutenzione del parco tecnologico.

Descrizione sintetica

Il progetto, per la parte infrastrutturale, è stato sviluppato come estensione del progetto di monitoraggio dei tempi di sala operatoria e dei trasporti dei pazienti nei tragitti reparto-blocco operatorio. È grazie alla condivisione di risorse tra ingegneria clinica, sistemi informativi – ICT ed Ufficio tecnico che è stato possibile estendere questa infrastruttura ed implementare un sistema attivo, che restituisce una situazione in tempo reale della distribuzione della tecnologia in ospedale. In particolare, si è provveduto all\'estensione in tutte le aree dell\'ospedale della rete di antenne già utilizzate per i braccialetti. Le antenne utilizzano la tecnologia BLE, che sfrutta un sistema Bluetooth con basse emissioni simile a quello installato sui comuni smartphone e permette di riconoscere un ‘tag’ associato a un oggetto/soggetto in movimento. L\'Ingegneria clinica dell\'ASST Papa Giovanni XXIII ha apposto questo \'tag\', una sorta di speciale “bottone” che viene rilevato e tracciato dalla rete di antenne, su circa 3.000 device ed attrezzature, su un totale di 17.000 dispositivi installati in ospedale. Si tratta di attrezzature come elettrocardiografi, ecografi e sonde, pompe a siringa, defibrillatori, elettrobisturi, cardiostimolatori esterni, carrelli per la cartella clinica elettronica e la farmacoterapia informatizzata.

Unità organizzative e target professionale coinvolti

Ingegneria clinica, Sistemi informativi – ICT, Ufficio tecnico.

Orizzonte temporale/durata (in corso/conclusa; data di inizio, data di conclusione)

Avviato a settembre 2022, il sistema di monitoraggio digitale è entrato in funzione a gennaio 2023.

Risorse e strumenti (RU, tecnologie, collaborazioni esterne, budget)

Per l'implementazione del sistema, oltre alle risorse economiche, si sono rese necessarie molte ore/uomo. Trovare le apparecchiature, applicarvi il 'tag', associare questo alla scheda dello strumento sono state le attività che maggiormente hanno richiesto attività manuali. Le stesse che finora venivano impiegate per gli inventari tradizionali, ma che da oggi saranno in grado di essere efficaci nel tempo.

Punti di forza

La conoscenza esatta di dove si trovi un’apparecchiatura è un elemento all’apparenza banale, ma che ha riflessi importanti. A livello amministrativo, per esempio, permette una corretta gestione e rendicontazione del valore dei beni di cui l’Azienda ospedaliera dispone. Su un piano tecnico, le implicazioni della localizzazione in tempo reale sono importanti. È possibile effettuare i controlli periodici sulle apparecchiature nel rispetto delle scadenze previste dai costruttori, aumentandone così il grado di efficienza, la sicurezza e la precisione di funzionamento. La conoscenza del numero esatto di macchine per tipologia presenti in ospedale e quanto ognuna di queste viene condivisa tra reparti, favorisce una corretta programmazione degli acquisti. Grazie a questo sistema è possibile studiare i tempi di impiego medio giornaliero e la “giornata-tipo” di ogni apparecchiatura monitorata. La gestione corretta e appropriata delle risorse, principio generale che guida l’azione degli individui e delle comunità, in sanità è l’elemento che permette di garantire a tutti l’accesso a cure di adeguato livello. Avere una pronta reperibilità dei dispositivi elettromedicali e delle attrezzature informatiche mobili fa la differenza anche a livello sanitario. Si pensi alle necessità di un reparto che si trovi in emergenza clinica a causa di un improvviso incremento del numero di pazienti da trattare. Oppure al guasto di apparecchi critici. Grazie al sistema di indoor tracking introdotto all’ospedale Papa Giovanni possiamo recuperare in qualsiasi momento strumentazione adatta per sostituire od integrare la dotazione del reparto, mitigandone le difficoltà. Questo sistema, in definitiva, riduce la necessità di avere apparecchi ‘di scorta’ in ciascun settore, con conseguenti risparmi negli investimenti.

Criticità ed eventuali soluzioni adottate per superarle

L’unico “svantaggio” di questi sistemi è rappresentato dal costo di gestione. I sistemi di localizzazione delle apparecchiature hanno una durata oltre la quale devono essere sostituiti o almeno si devono ripristinare le batterie. I costi non sono molto alti, ma resta la necessità di andare fisicamente ad effettuare l’operazione su ciascuna di esse. Si è pensato di effettuare queste operazioni durante le manutenzioni programmate, così da non dover impiegare altro personale aggiuntivo, trattandosi di operazione tecnicamente molto semplice.

Indicatori di risultato

Il principale indicatore di risultato è il numero di apparecchiature rintracciare in azienda rispetto allo storico.

Risultati conseguiti/Follow up

primi risultati sono stati subito tangibili nel settore della manutenzione. Siamo riusciti a rintracciare 228 apparecchi che erano sfuggiti alle verifiche perché non erano presenti in reparto al momento della revisione programmata. Si tratta di oltre il 60% degli apparecchi che ogni anno le squadre della manutenzione sono costrette ad inseguire tra i reparti, con dispendio di costi ed energie. Inoltre, abbiamo verificato subito un aumento nella nostra capacità di rispondere prontamente quando le ditte costruttrici inviano a tutti gli utilizzatori gli avvisi di sicurezza relativamente a difetti di alcuni dispositivi, potenzialmente causa di rischio per la salute del paziente

Evoluzione/sviluppi previsti

Si sta progressivamente estendendo il numero e la tipologia di apparecchiature elettromedicali soggette al tracciamento. La presenza dell’infrastruttura con le antenne installate potrà estendersi ad altri servizi di tipo logistico, clinico-organizzativo, per rafforzare i profili di sicurezza clinica per i pazienti. L'anno scorso è già stato avviato il monitoraggio ‘real time’ degli ingressi e delle uscite dei pazienti nel tragitto reparto-blocco operatorio, grazie a speciali braccialetti da polso. Il sistema permette di acquisire dati che saranno elaborati per rendere più efficiente la gestione delle sale operatorie e ottimizzare i tempi dell’attività chirurgica. La rete di antenne agevolerà in futuro servizi per l’accoglienza e l’utenza come la navigazione indoor, sul modello di quella che siamo abituati ad usare per gli spostamenti su strada. Una semplice applicazione per smartphone può per esempio aiutare il paziente a trovare l’ambulatorio per la visita prenotata o teleguidare il visitatore fino al letto di degenza del parente ricoverato.