La tracciabilità della movimentazione interna dei campioni biologici e delle sacche di emocomponenti

Razionale dell'esperienza

La gestione della tracciabilità dei processi logistici finalizzati al trasporto interno dei materiali biologici, che rappresentano una parte fondamentale per il percorso clinico-assistenziale del paziente, risulta essere una grande sfida per il Policlinico San Martino. Le ampie dimensioni e una disposizione a padiglioni del Policlinico costituiscono una criticità di notevole rilevanza nell’organizzare e monitorare tutte le consegne che giornalmente vengono effettuate si presenta come un obiettivo importante, ma anche estremamente sfidante. È evidente che solo grazie ad una dettagliata analisi dei processi di trasporto supportata dall’adozione di specifiche e customizzate soluzioni tecnologiche si potrà garantire un livello accettabile di tracciabilità con dirette ricadute positive sia sull’operatività interna sia sulla sicurezza per il paziente.

Descrizione sintetica

Con la finalità ultima di tracciare tutte le spedizioni non gestite dalla posta pneumatica, distribuita, per ragioni logistiche e di razionalizzazione dei costi solo nei padiglioni maggiori a vocazione degenziale, ed avere così una copertura globale sulle consegne interne, il Policlinico ha deciso di dotarsi di una soluzione tecnologica finalizzata alla tracciabilità che consentisse in maniera snella la preparazione, la presa in carico da parte dei trasportatori e la chiusura finale della spedizione. L’adozione e la personalizzazione del sistema di tracciabilità sono stati possibili attraverso la fattiva collaborazione tra la UO ICT, la Gestione Operativa, le squadre di trasporto ed i coordinatori dei Reparti coinvolti, il tutto coordinato dalla UO Gestione del Rischio Clinico a garanzia che tale innovazione tecnologica, organizzativa e logistica possa ripercuotersi positivamente sulla sicurezza del paziente. La soluzione, unica e integrata, ha consentito la tracciabilità dei campioni biologici e delle sacche di emocomponenti movimentate internamente al Policlinico dalle squadre di trasporto, attraverso la registrazione a sistema del singolo item trasportato, dei contenitori secondari e terziari utilizzati, il luogo di partenza e arrivo e tutti gli operatori che partecipano al processo di consegna, oltre a garantire il tracking della missione dal punto di preparazione al punto di arrivo anche adottando sistemi di geolocalizzazione. Il processo disegnato per la sperimentazione ha previsto le seguenti fasi: Prima fase – Preparazione della spedizione Durante questa prima fase gli operatori del reparto inviante attraverso la web application preparano il contenuto della spedizione Seconda fase – Partenza della spedizione In questa fase la spedizione preparata viene presa in carico dall’operatore dei trasporti registrandola attraverso l’app specifica installata sullo smartphone in dotazione Terza fase – Arrivo della spedizione Questa fase prevede il recapito da parte dell’operatore dei trasporti della spedizione presso il punto di consegna identificato in reparto. Quarta fase – Chiusura della spedizione Quest’ultimo passaggio consente al reparto/servizio di chiudere la spedizione a sistema sancendo la presa in carico del contenuto trasportato.

Unità organizzative e target professionale coinvolti

Nell’ambito del progetto è stato coinvolto in prima battuta il Day Hospital Onco ematologico presso il Padiglione IST dove si trova il Cancer Center del Policlinico, per la sperimentazione della soluzione tecnologica identificata per la tracciabilità delle provette tra quest’ultimo e il Laboratorio Centrale situato presso il Padiglione Monoblocco. Nella di fase di avvio operativo è stato coinvolto anche il Centro Trasfusionale per la tracciabilità della movimentazione delle sacche di emocomponenti verso i reparti di Ematologia e verso il DH Onco-ematologico. Nel progetto sono state coinvolte le seguenti figure professionali: – Coordinatori e infermieri di reparto – Tecnici di laboratorio e del trasfusionale – Squadre operatori di trasporto – Personale ICT – Referente Risk Manager

Orizzonte temporale/durata (in corso/conclusa; data di inizio, data di conclusione)

Terminata la fase di sperimentazione condotta nel 2021 a partire da Gennaio 2022 è stata attivata la tracciabilità delle sacche di emocomponenti che è stata implementata gradualmente verso le Ematologie e verso il DH Onco-ematologico. Ad oggi l’attività di tracciabilità delle sacche di emocomponenti è in corso e si prevede di implementarla ulteriormente verso altri reparti, oltre a procedere con l’attivazione della tracciabilità anche per i campioni biologici (provette e reperti anatomici).

Risorse e strumenti (RU, tecnologie, collaborazioni esterne, budget)

Nella prima fase progettuale sono state svolte le principali attività volte a determinare la fattibilità tecnica – organizzativa e le risorse necessarie alla realizzazione. Questa fase ha visto la partecipazione di risorse professionali afferenti all’area ICT, Gestione Operativa e Rischio Clinico, successivamente sono stati coinvolti gli operatori delle squadre dei trasporti per descrivere e analizzare puntualmente il processo di trasporto e di conseguenza customizzare, con il supporto del fornitore, la soluzione proposta. Dal punto di vista tecnologico si è deciso di ricercare delle soluzioni snelle e flessibili a basso impatto economico e gestionale che però garantissero la completa tracciabilità delle spedizioni, come ad esempio l’impego di normali smartphone per la lettura di semplici barcode, puntando sulla customizzazione del software ed adottando invece soluzioni hardware standard di mercato.

Punti di forza

Il progetto è caratterizzato dai seguenti punti di forza: – Coinvolgimento del personale operativo sui processi fin dalle prime fasi di sviluppo del progetto – Possibilità di customizzare la soluzione software adattandola alle esigenze specifiche – Utilizzo di tecnologia e device comuni (es. smartphone) per gestire la tracciabilità – Facilità di utilizzo del sistema – Scalabilità del sistema data anche dalla soluzione SaaS (Software as a Service) – Sostenibilità economica della soluzione

Criticità ed eventuali soluzioni adottate per superarle

Criticità 1: in alcuni operatori scarsa percezione dell’importanza di rafforzare la tracciabilità considerando tale attività aggiuntiva come fine a se stessa Soluzione 1: rafforzato il coinvolgimento di tutto il personale nella fase di avviamento del progetto spiegando le finalità e fornendo delle informazioni di ritorno a dimostrazione della concretezza della soluzione ed anche della maggiore sicurezza ed evidenza del lavoro effettuato Criticità 2: in alcuni casi mancata chiusura finale della spedizione da parte del reparto ricevente Soluzione 2: riprogrammato momenti formazione e affiancamento Criticità 3: in alcuni casi impossibilità di presa in carico della spedizione da parte delle squadre di trasporto per mancanza di rete Soluzione 3: rafforzamento della copertura wi-fi attraverso l’installazione di access point

Indicatori di risultato

– Numero di trasporti effettuati (mese/settimana) – Numero di sacche trasportate (mese/settimana) – Percentuale di trasporti chiusi correttamente a sistema

Risultati conseguiti/Follow up

Risultati a partire da Gennaio 2022 fino a Settembre 2023 – Numero di trasporti tracciati complessivamente = 5.456 – Numero di sacche tracciate complessivamente = 13.962 – Percentuale di trasporti chiusi correttamente a sistema = 70%

Evoluzione/sviluppi previsti

Il principale obiettivo è quello di estendere il più possibile il sistema di tracciabilità interna dei campioni biologici per tutti quelli che ad oggi non vengono gestiti attraverso la posta pneumatica. Oltre a questo, si vuole estendere ulteriormente la tracciabilità delle sacche di sangue partendo dagli ulteriori reparti ad oggi scoperti che risultano essere i principali richiedenti di emocomponenti.