Ristorazione Ospedaliera: informatizzazione del sistema di monitoraggio periferico

Razionale dell'esperienza

Nella Fondazione IRCCS Istituto Nazionale dei Tumori è in vigore un sistema di segnalazione in formato cartaceo delle criticità del servizio di ristorazione ai pazienti. Tale modalità si è rivelata non adeguata a garantire l’accuratezza delle segnalazioni e rappresenta un ulteriore carico burocratico per il personale. E’ stato quindi digitalizzato il sistema di monitoraggio periferico della ristorazione ospedaliera destinata ai pazienti, al fine di rendere più agile e fruibile il sistema di segnalazione delle criticità e consentirne un controllo real time per poter intervenire efficacemente e rapidamente mettendo in atto interventi risolutivi. Questo contribuisce a garantire il servizio atteso e a mantenere uno standard di qualità elevato.

Descrizione sintetica

Creazione di un applicativo per l’invio delle segnalazioni sul servizio ristorazione da parte di tutte le Unità Operative nelle quali vengono distribuiti pasti ai pazienti. L’applicativo è stato ideato e progettato in base alle caratteristiche del servizio di erogazione pasti all’interno della Fondazione IRCCS Istituto Nazionale dei Tumori di Milano. L’accesso all’applicativo è consentito tramite PC e dispositivi mobili presenti nei reparti attraverso link o QR code. L’invio di ogni segnalazione si conclude con la compilazione di un feedback sulla fruibilità dell’applicativo.

Unità organizzative e target professionale coinvolti

Il progetto ha previsto una fase pilota per cui sono state individuate le seguenti Unità Operative: Cure Palliative – Hospice Terapia del Dolore e Riabilitazione Chirurgia Generale Oncologica 2 – Colon-Retto Chirurgia Generale Oncologica 4 – Melanomi Chirurgia Generale Oncologica 7 – Sarcomi Oncologia Medica 1 Nella fase successiva saranno coinvolte tutte le restanti Unità Operative, per le quali è in corso la formazione. I profili professionali sanitari verso cui si rivolge il progetto sono il personale infermieristico e di supporto.

Orizzonte temporale/durata (in corso/conclusa; data di inizio, data di conclusione)

Il processo di realizzazione dell’applicativo di monitoraggio della ristorazione ospedaliera è iniziato nel settembre 2022 e si è concluso nell’aprile 2023 con la creazione della scheda di segnalazione. Da maggio a giugno 2023 si è svolta la formazione dei reparti pilota, a cui ha fatto seguito nel settembre 2023 l’avvio della sperimentazione. Nei prossimi mesi sarà completata la formazione e completata l’implementazione dell’applicativo con il coinvolgimento di tutti gli altri reparti della Fondazione e verranno create nuove schede per la gestione e il trattamento delle non conformità.

Risorse e strumenti (RU, tecnologie, collaborazioni esterne, budget)

Per la creazione dell’applicativo di monitoraggio è stato utilizzato il programma web Redcap. L’elaborazione informatica dell’applicativo è avvenuta a cura della Struttura Sistemi Informativi, l’elaborazione Tecnico Giuridica è stata svolta dalla Struttura Gestione Acquisti, mentre l’elaborazione Tecnico Nutrizionale è stata a cura della Direzione Medica. Il progetto è stato realizzato nell’ambito dell’attività istituzionale.

Punti di forza

Accesso rapido alla scheda informatica di segnalazione e trasmissione facilitata delle segnalazioni di non conformità con la possibilità di tracciamento delle comunicazioni.

Criticità ed eventuali soluzioni adottate per superarle

La scheda di segnalazione digitalizzata è stata ideata e realizzata con una struttura adatta a facilitare il personale , coinvolto nella compilazione della segnalazione con dettagli precisi sulle criticità riscontrate. A questo scopo la scheda è stata strutturata in cinque sezioni, la prima delle quali è dedicata all’inserimento dei dati di identificazione del personale che segnala . Le altre quattro sezioni contengono le specifiche principali del servizio, oggetto di monitoraggio: Pasti, Igiene del servizio, Personale, Stato delle attrezzature,stoviglie e accessori. Ognuna delle quattro sezioni principali è suddivisa in sottosezioni. All’inizio della sperimentazione si è riscontrato che il personale, in fase di segnalazione, per indicare le specifiche non conformi, doveva accedere alla scheda e scorrere tutte le sezioni e le sottosezioni. Per risolvere la criticità è stata inserita nella scheda una modalità per selezionare, all’inizio della compilazione, la sezione inerente la criticità rilevata. Con questo intervento sono stati ottimizzati i tempi di compilazione e di trasmissione della segnalazione.

Indicatori di risultato

Eliminazione delle segnalazioni cartacee.

Risultati conseguiti/Follow up

Sensibilizzazione sull’importanza del monitoraggio del servizio di ristorazione e coinvolgimento nell’utilizzo dell’applicativo di tutte le figure professionali che assistono i pazienti. Abbreviazione dei tempi di gestione delle non conformità con un miglioramento della qualità percepita da parte dei pazienti.

Evoluzione/sviluppi previsti

Estensione della formazione e dell’utilizzo dell’applicativo al personale di tutte le Unità Operative. Eventuale impiego futuro dello stesso, opportunamente adattato, per l’estensione del monitoraggio del servizio di ristorazione, da parte di tutto il personale che usufruisce della mensa aziendale.